一、公文格式中常見的問題分析
(一)公文格式組成部分中常見的問題
1、眉首部分
（1）發(fā)文單位標(biāo)志 。集團(tuán)公司的子公司的發(fā)文單位標(biāo)
識(shí)字號(hào)應(yīng)小于”共創(chuàng)實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司” 。但有的子公司沒
有注意，其發(fā)文單位標(biāo)識(shí)字號(hào)比集團(tuán)公司的還大 。
（2）發(fā)文字號(hào) 。上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列，左空一
字，但這一點(diǎn)往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使
用六角括號(hào)”〔〕”（”〔〕”在”標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”里）,而經(jīng)
常用圓括號(hào)”（）”或方括號(hào)”[]”，如”共發(fā)（2008）2
號(hào)”、”共通字[2008]5 號(hào)”；
便函的發(fā)文字號(hào)置于紅色反線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)
識(shí)，可是有的將發(fā)文字號(hào)置于紅色反線上，有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒有
右頂格到邊緣 。
（3）簽發(fā)人 。有的公文將”簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)為”簽發(fā)”，
【公文寫作中的格式 抄報(bào)和抄送的區(qū)別】有的將簽發(fā)人姓名居前，如”簽發(fā)：某某”、或”某某：簽
發(fā)”；還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體 。規(guī)范的標(biāo)識(shí)應(yīng)為：
“簽發(fā)人”用 3號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后用
3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名 。
1
（4）紅色反線 。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角
星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五
角星的反線，這是不對(duì)的 。
2、主體部分
（1）標(biāo)題 。常見的問題是：
一是字體字號(hào)不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加粗的；
有用二號(hào)字的，也有用小二號(hào)字的，不一而足 。《公文格式》
規(guī)定公文標(biāo)題用 2號(hào)標(biāo)宋體字 。
二是標(biāo)題中濫用書名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，《公文格式》規(guī)定
除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，標(biāo)題中一般不加書名號(hào)；有
的單位報(bào)送年度工作也用書名號(hào)括起來，有的標(biāo)題中還
有頓號(hào)、逗號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào),都是不允許的 。
（2）正文小標(biāo)題 。《公文格式》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)
構(gòu)層次為：”一、”、”（一）”、”1、”、”（1）” 。
《格式》規(guī)定小標(biāo)題使用 3號(hào)標(biāo)準(zhǔn)宋體字或黑體字，但對(duì)四
個(gè)層次的標(biāo)題字體沒有區(qū)別，建議一級(jí)標(biāo)題用宋體加粗，二
級(jí)標(biāo)題用宋體加粗(或黑體)，三級(jí)、四級(jí)標(biāo)題用仿宋體加粗 。
另，經(jīng)常出現(xiàn)：”（一）、”、”（1）、”等現(xiàn)象 。
（3）附件 。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識(shí)，附件名
稱后不加標(biāo)點(diǎn)，但常見的問題是沒有與正文空開一行或空二
行，有的經(jīng)常在名稱后加句號(hào)，還有就是沒有在附件左上角
標(biāo)明”附件”或者”附件×”字樣 。
2
（4）成文日期 。
位置問題：縱向與正文的距離依印章的大小而定，其標(biāo)
準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上，印章上弧線距正文不到 1行的空
白 。如空白過大，就容易被加入其他內(nèi)容 。但在實(shí)際操作中，
成文日期往往與正文拉的距離過大 。
時(shí)間問題：不能隨意寫上時(shí)間 。一種是簽發(fā)時(shí)間；一種
是形成決定或決議的會(huì)議時(shí)間 。
寫法問題：另一個(gè)常見的問題是將”零”寫作”O”，
如”二 OO 八年四月十五日”，正確的寫法應(yīng)為”二○○八
年四月十五日” 。
（5）印章 。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，
并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月 。常見的問題是
蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章
蓋到成文日期以外 。
3、版記部分
（1）主題詞 。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標(biāo)
引，且詞目之間空格不均 。規(guī)范的標(biāo)識(shí)”主題詞”三字用黑
體，詞目用標(biāo)宋 3號(hào)字體，詞目間空一字 。
（2）送或抄送單位 。常見的問題是有的公文還將”抄報(bào)”
和”抄送”分開，而不是統(tǒng)一為”抄送”；有的抄送機(jī)關(guān)較
多回行時(shí)頂行，而不是與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；再有就是
最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號(hào) 。
3
（3）印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間 。印發(fā)單位和印發(fā)日期在抄
送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，但有
的公文經(jīng)常將二者左右頂格 。
（二）公文組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則中常見的問題
1、排版裝訂 。公文用紙應(yīng)采用國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn) A4 型（210mm
×297mm），一般每個(gè)頁(yè)面排 22 行，每行 28 個(gè)字，雙面印
刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼 。目前存有頁(yè)面排版不整齊，行數(shù)
和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、訂位不正等問題 。
2、頁(yè)碼 。置于版心下邊緣之一行，單頁(yè)碼居左空一字，
雙頁(yè)碼居右空一字，目的是方便閱讀，但有很多公文的頁(yè)碼
一律居中 。
3、表格 。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作
為公文的附件單獨(dú)表述 。正文中穿插表格，往往隔斷公文前
后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便 。但有的公文中經(jīng)常穿插
一些表格 。
（三）公文格式中常見的其他問題
1、數(shù)字 。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，
如表示數(shù)量、長(zhǎng)度、高度、面積、體積、重量和百分比等 。
詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中作
為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字 。
2、名稱 。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名
均應(yīng)全稱，使用簡(jiǎn)稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡(jiǎn)稱 。為方便
4
行文，如名稱較長(zhǎng)，可在第一次使用時(shí)說明”以下簡(jiǎn)稱為×
×××”，再次使用時(shí)用簡(jiǎn)稱 。
3、時(shí)間 。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時(shí)間概念，
如”去年”、”前天”等，而應(yīng)寫明具體的年、月、日 。
4、標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 。有將間隔號(hào)”·”寫為點(diǎn)號(hào)”.”的，如
“11·8” 事件寫為”11.8″事件 。還有的連接號(hào)使用不規(guī)
范，如”2008 年 2 月 2 日-6 日”，使用連接號(hào)，應(yīng)占一字
的位置，并上下居中 。
二、行政公文格式
（一）范圍
《公文格式》規(guī)定了公文通用的紙張要求、印刷要求、
公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則 。
《公文格式》引用標(biāo)準(zhǔn)為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，即 GB/T148－1997 。
（二）標(biāo)準(zhǔn)定義
《公文格式》標(biāo)準(zhǔn)定義為：
1、字（word）： 標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位 。一
個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間 。
2、行（line）：標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位 。標(biāo)
準(zhǔn)是以 3號(hào)字高度加 3號(hào)字高度 7/8 倍的距離為一基準(zhǔn)行 。
5
（三）公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
公文用紙一般使用的紙張定量為 60g/m2~80g/ m2 的膠
版印刷紙或復(fù)印紙 。紙張白度為 85％～90％，橫向折度≥15
次，不透明度≥85％，PH 值為 7.5~9.5 。
（四）公文用紙幅面及版面尺寸
1、公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用 GB/T148 中規(guī)定
的 A4型紙，尺寸為 210mm×297mm，尺寸允許偏差見 GB/T148 。
2、公文頁(yè)邊與版心尺寸：
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）
（五）文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色 。
（六）排版規(guī)格與印刷裝訂要求
1、排版規(guī)格
正文用 3號(hào)仿宋體字，一般每面排 22 行，每行 28 個(gè)字 。
2、制版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不
斜，誤差不超過 1mm 。
6
3、印制要求
雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過 2mm 。黑色油
墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BL100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80
％，M80％ 。印品著墨實(shí)，均勻；字面不花、不白、無斷劃 。
4、裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè) 。包本公文的封面與書芯不脫
落，后背平整、不空 。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過 4mm 。騎馬
訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各 1/4 處，允
許誤差±4mm 。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm～5mm；無壞
釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂 。裁切
成品尺寸誤差±1mm，四角成 90 度，無毛茬或缺損 。
（七）公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則
將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分 。
置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版芯，即 156mm）以上的各
要素統(tǒng)稱為眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不
含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱
版記 。
1、眉首
（1）公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的
順序編號(hào) 。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第 1行 。
7
（2）秘密等級(jí)和保密期限
如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用 3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右
上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保
密期限，用 3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 1行，秘
密等級(jí)各保密期限之間用”